Аренда конференц-залов - что главное? На что обращать внимание при бронировании?
У нас уже есть согласованная дата обучения, ярмарки или конференции. Приглашаются участники, а все расписание застегивается. Мы также выбрали лучшее, на наш взгляд: конференц-залы, гостиницу для гостей и кейтеринг. Но на что следует обратить особое внимание перед подписанием договора с владельцем объекта? Что самое главное, когда мы планируем арендовать конференц-залы? Вот несколько практических советов, обязательный контрольный список для любого организатора деловых мероприятий!
Расположение места проведения конференции
Прежде чем окончательно принять решение о выборе места проведения конференции, мы должны хорошенько осмотреть и оценить его расположение по отношению к наиболее важным точкам коммуникации. В то время как в малых и средних городах с этим обычно не должно быть проблем, в случае крупных агломераций доступ в конференц-зал может занять от нескольких десятков минут до более часа. В бизнесе время даже дороже золота, поэтому хорошее сообщение с вокзалом и аэропортом имеет важное значение для того, чтобы сделать правильный выбор.
При аренде конференц-залов, которые являются бизнес-центрами, учитываются автобусные и трамвайные остановки. Надо помнить, что не каждый участник встречи приедет на машине. Если мы решим использовать сам конференц-зал, мы должны помнить о хорошей связи с отелем, чтобы у гостей не было проблем с доступом к нему после мероприятия.
Удобства в конференц-зале
Переговорная комната обычно с самого начала создается в специально отведенном месте. Это означает, что вся окружающая инфраструктура построена на них: от тротуаров, через остановки для велосипедов, до скамеек и урн для мусора. В этом случае можно ожидать много парковочных мест, обычно с возможностью въезда автобусов. С другой стороны, отели в центре города предлагают подземные автостоянки и гаражи. Стоит заранее узнать о количестве машин, которые могут остановиться прямо на территории и внутри нее.
Если этим пренебречь, может возникнуть ситуация, когда в течение часа внезапно прибудет несколько сотен машин. Намного лучше избегать возможных пробок и сопутствующего раздражения участников конференции. Также стоит обратить внимание на удобства для инвалидов. В многоэтажном здании должен быть лифт, а туалеты должны быть специально приспособлены для гостей с ограниченными физическими возможностями.
Обустройство и оборудование конференц-зала
Независимо от того, нужен ли нам один или несколько конференц-залов, они должны быть адаптированы к нашим потребностям. Характер и назначение помещения должны идеально соответствовать мероприятию. Совершенно другие - интимные тренинги и другие престижные научные семинары. Слишком мало стульев или столов, очевидно, приведет к тому, что некоторым людям придется отступить, или таможня откажется от участия в мероприятии, где для них нет места.
Мы должны хорошо спрогнозировать количество участников открытого собрания или установить предварительную регистрацию. Конференц-зал тоже не должен быть слишком большим, иначе гости разойдутся. Большое значение имеет и общая планировка пространства. Естественные цвета и современные, но простые решения намного лучше, чем излишне навязчивый дизайн.
Прейскурант конференц-зала
Прежде чем принять решение об аренде конференц-зала, стоит составить список необходимого мультимедийного оборудования и убедиться, что мы сможем найти все в имеющемся предложении. В частности, за дополнительную плату могут взиматься такие вещи, как трибуна, председательский стол или оборудование для синхронного перевода. Прайс-листы конференц-залов разбиты по часам. Лучше выделить в бюджет больше часов, чем планировалось. Опоздать очень легко, и гостям также нужно время, чтобы тихо покинуть номер. Давайте же позаботимся о том, чтобы сотрудники убирали конференц-зал до и после мероприятия, и на сколько раньше мы можем привезти свое оборудование. Возможно, конференции следуют одна за другой, создавая ненужный хаос.